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    基於釘釘的鐵通工程倉庫管理係統的設計

      信息來源:   發布時間:2021-07-31  點擊數:

    0 引言

    隨著中移建設無錫分公司的成立,鐵通工程類業務進一步得到拓展,除了中標各類社會麵項目,又陸續中標無錫移動設備、管線、室分等項目。麵對不同專業的數百種材料、設備,每天的進出庫頻繁,收發量較大,傳統的基於紙質領料單或電子表格記錄的繁瑣和難以追溯性已經不能滿足現有倉庫管理的要求。受疫情影響盡可能降低人與人之間的接觸,遠程辦公、在線協同、移動信息化辦公成為當前各行業的剛需,需求變得越來越迫切。無錫鐵通在集團公司在“以科技創新引領管理、服務創新驅動公司高質量發展”戰略思想的指導下,積極開拓互聯網思維,以釘釘為基礎和載體,結合第三方應用軟件——簡道雲,開發了一套基於手機端+電腦端的包含入庫審批,出庫留痕,物料查詢,月底盤點等功能的工程倉庫管理平台。

    1 傳統方式倉庫管理體係的現狀

    公司涉及倉庫管理的業務部門因業務開展形式不一樣,不同的業務的倉庫管理模式也不一樣,加上各部門多專業、多品類的物料高頻次的進出庫需求,在人員配備不足和物資管理係統支撐功能不強的情況下,無法支撐日益繁瑣複雜的多形態管理需求。

    溝通流程方麵,有些工作需要幾個部門的相互配合才能完成,但目前缺少科學的流程設計,導致某些管理工作在各部門交接銜接過程中,存在空檔期,傳統的紙質流程審批費時又費力,特別在複雜業務流中,一份審批文件,發起人需要跑上跑下,心力交瘁,審批人也要麵臨工作被打斷的困擾。工作效率無法提高,更無法完成。

    2 基於釘釘的鐵通工程倉庫管理係統設計

    2.1 係統軟硬件設計

    軟件:釘釘(Ding Talk)是阿裏巴巴旗下的一款企業管理軟件,它可以在多平台進行操控,如PC端,Web端和手機端,且支持手機和PC間的文件互傳。釘釘作為一個基礎平台,提供了基本的即時通信服務,同時,因其基礎功能的應用部署,比起自主開發獨立APP,大大節約了前期成本。簡道雲是一款可自定義的零編碼的功能強大使用簡單可快速入門的免費開發工具,可以在釘釘、微信等平台運行使用。相比於代碼開發需要高昂的時間、人力成本,且由於業務變化很快,係統開發完成後,需求又變了的情況時有發生;相比於標準進銷存係統雖然價格低,但隻會解決行業的80%通用問題,但功能缺失較多,支撐常常出現盲區,簡道雲以其高靈活度、高性價比、簡單易操作開發方式能快速實現進銷存個性化功能的開發而完勝以上兩種係統模式。

    硬件:可經由有線寬帶或無線網絡訪問釘釘服務器的終端(PC、手機或平板電腦均可),根據工位的數量配置一定數量的終端。無線掃碼槍若幹,方便有條碼的材料的出入庫掃碼登記。

    2.2 流程設計與係統應用

    2.2.1 係統功能模塊與流程的設計

    該係統係統屬於工程管理信息係統下的倉庫管理子係統,係統包括基礎管理、進出庫管理、條形碼管理、廢舊物資管理和庫存分析五個模塊,其中進出庫管理模塊包括出庫、入庫、項目退料;庫存分析模塊包括條形碼設備出入庫明細、設備進銷存報表、材料進銷存報表,其功能結構圖如圖1陰影部分所示。

    圖1 工程倉庫管理係統功能結構圖

    圖1 工程倉庫管理係統功能結構圖   下載原圖


    係統業務功能架構見表1

    表1 係統主要業務功能架構     下載原表

    表1 係統主要業務功能架構

    簡道雲作為釘釘平台的第三方應用,通過關聯其和釘釘能實現通訊錄的共享。管理員可將釘釘中的成員同步至簡道雲通訊錄,在簡道雲通訊錄中設置相關角色,實現團隊使用及權限管理。係統通過表單來收集管理數據,表單設計通過對字段的托拉拽,字段屬性的設置完成,因此係統涉及單次入庫或出庫時涉及多類別物料或設備,表單設計時運用了子表單,便於隨意添加變量。運用表單的校驗功能,對不滿足校驗條件時進行提示,如當出庫數量大於庫存數量時,提示庫存不足。流程設計主要應用在出入庫等需要審批的流程上,係統共設有四個節點,節點負責人均為業務管理部門相關人員,根據流程設計的審批節點在其工作台上將顯示代辦任務。數據設置中兩個重要的部分,一是數據多級聯動,是實現一張表單對另一張表單中已錄入的數據直接或有條件地調用,如在發起出入庫申請過程中調用物料分類表和設備粉料表。二是掃碼功能的運用,對支持掃碼錄入數據的單行文本字段設置勾選掃碼輸入,在填寫表單時可以進行掃碼並顯示到單行文本中。權限的設置主要是操作權限的設置,設置單個應用的子管理員為部門主管,再由其對相關應用進行權限設置,如庫管員不得對係統的出入庫數據及庫存數據隨意更改,字段的權限勾選項可見和可編輯,根據情況對不同的成員進行設置,以實現更精細的權限控製,達成團隊協作。

    整體流程設計如圖2所示,以材料的入庫、出庫到生成報表的過程作為主線進行配置,按是否有條形碼這一屬性將材料再分成物料(無條形碼)和設備(有條形碼)兩個方向,實行對有條形碼的“設備”材料的重點管控。整個係統設計包含了入庫流程,出庫流程,項目退料退料流程,最終生成進銷存報表以支撐物料查詢、月底盤點,所有流程均可多終端實時操作,實現遠程線上管理。

    圖2 進銷存設計流程

    圖2 進銷存設計流程   下載原圖


    2.2.2 材料入庫流程設計

    材料入庫包含無條碼物料入庫明細和有條碼設備入庫明細,倉庫管理員分項目按照實際到庫時間根據材料屬性(有/無條形碼)在同一頁麵分別錄入(其中有條碼設備可以根據條碼作為唯一識別號進行追溯),發起入庫審批申請,同步上傳紙質簽收單。便於追溯、核對數量和簽收人員。在表單設計時,需對某些字段屬性、取值、關聯關係、時間判斷等進行條件校驗設置。如,入庫時間與係統時間一致,出庫時間不早於入庫時間。物料、設備類別與名稱規格的自動校驗。入庫申請可根據項目/站點名稱關聯項目的基本信息(項目負責人姓名、電話、)。項目負責人審批,並填寫審批意見,未審批的信息,可由審批人駁回重新填寫。審批通過後,入庫的所有內容即刻生成條目,已生成條目的內容不得再更改,如需更改,要向主管申請並說明原因後由主管人員進行修改數據。

    2.2.3 材料出庫流程設計

    按項目出庫,選擇物料類別及名稱規格後,自動顯示庫存數,校驗領用數量需小於或等於庫存量,領用時間需晚於入庫時間。有條碼物料僅可根據條碼進行出庫,避免出庫混亂,支持手機或無線掃碼槍掃碼錄入條形碼,以提高工作效率。同步上傳紙質簽收單,簽收單的上傳可核對領用人和數量,便於追溯。出庫完成後,生成相應出庫明細,庫存數量自動核減。點擊生成的出庫明細條目可查詢詳細情況及簽收單圖片。

    2.2.4 項目退料流程設計

    按項目退料,分為廢舊物資退料和未使用物資退料。廢舊物資退料不改變物料庫存,未使用物資退料則增加相應數量的物料庫存。

    2.3 基礎數據表設置

    根據收集到的信息(包含物料類別、設備類別、名稱規格)在簡道雲設計後台進行基礎數據表單設置,可實現物料/設備類別與名稱規格的一對於或一對多對應關係。

    2.4 統計報表設置

    物料庫存情況及出入庫明細均可聯動查詢,手機端同步,便於管理人員隨時查詢。係統設置查詢功能,可根據不同條件(項目、出/入庫日期、物料/設備類別、名稱規格、條形碼等),查詢顯示物料/設備庫存數,倉庫管理員可根據統計數進行實物盤庫、項目管理人員既可根據庫存情況判斷是否需要補充物料,也可按項目統計物料設備領用情況從而判斷項目進度情況。可實時查詢出入庫匯總及庫存情況,也可按物料類型查詢。條形碼設備狀態可查詢,可追溯,所有在庫設備條形碼自動形成報表,點擊明細可關聯詳細情況及簽收單圖片。

    2.5 權限設置

    根據風險防控要求,目前倉庫管理員隻可錄入和查看數據,修改需要向主管申請並說明原因後由主管人員進行修改數據,確保數據錄入準確合規。

    3 應用舉例

    3.1 材料入庫

    倉庫管理員電腦端和手機端安裝釘釘後即可以登錄使用,可隨時隨地不受局域網限製,可以實現出入庫登記申請、在庫物料實時查詢,支持遠程操作。平台替代了原有紙質流程的繁瑣與遲緩,但又將紙質單的確認功能保留,平台可以將入庫的簽字確認單,作為附件上傳至對應批次的物料錄入條目內,相互核對檢驗,避免差錯。

    圖3 材料入庫操作界麵

    圖3 材料入庫操作界麵   下載原圖


    3.2 物料溯源

    可實時顯示物料出入庫情況,且可按照設備類別、名稱規格進行分別統計,為盤庫提供精細化數據支撐。根據物料類別(有條碼/無條碼)分別進行查詢,出入庫匯總表可導出。可統計庫存設備條形碼明細,根據條形碼可追溯有條碼設備出入庫情況及領用人簽收單圖片。

    圖4 庫存情況查詢

    圖4 庫存情況查詢   下載原圖


    4 效益分析

    該工程倉庫管理係統易上手,可視化操作便捷,大大縮短了平台適應期。人工適應時間成本壓縮至一天。信息化手段的使用使基礎資料管理更加完善,文檔利用率提高。該管理係統可及時呈現出入庫情況,可根據時間段、物料種類及時查詢,縮短了工作時間,大大提高了工作效率。庫存的及時查詢,業務管理者可以根據庫存情況及時發現提出物料告警,及時補充物料,避免了因物料短缺導致工期拖延。對於提升施工進度和效率,進而提升用戶滿意度具有積極的作用。也能避免因壓庫導致資源浪費、資金使用率降低,對提升公司效益起到了一定的作用。

    由紙質存檔查詢物料出入庫情況,或者由電子文檔統計出入庫情況較為繁瑣,無法適應移動工程物料種類繁多、品名不一和領料出庫時間靈活等問題,且傳統的出入庫手續花費時間較長。新係統上線後,審批流程均通過電子化實現,減少用紙量。審批人可不受時間、地域限製進行實時審批,也改善了物資領用人為了審批簽字公司、倉庫來回跑的現象。係統自使用以來,節約至少一人的人工成本,加上節約的紙張成本,每年節省成本近10萬元。

    5 結語

    該係統去除了傳統方式的倉庫管理的收發貨物清單不清晰,不能實時反映物料情況等物料管理的“弊痛”,使得物料管理工作更高效、更便捷。流程去紙化也為公司節省了紙張成本,係統似乎並沒有太多的新穎之處,看上去隻是實現了很多進銷存係統都能實現的基本功能。但基於釘釘、利用簡道雲開發的這套平台以較低的信息化成本把公司的業務管理挪上了雲端,公司員工帶著手機即可隨時隨地辦公,時間、空間限製被消除。且簡道雲功能強大、使用門檻低,通過簡單的拖拽,就可以根據公司/部門的個性化需求、搭建數據管理係統,公司其他部門也可以根據個性化需求、搭建符合要求的應用,且簡道雲能實現各應用間數據打通,從根源上打破數據孤島,從一定程度上看,有利於實現整個公司的數智化轉型。此次工程倉庫管理係統的上線使用,與中國移動“全力推進數智化轉型,實現高質量發展”思路高度契合,也是打開了一扇窗讓芒果app网站下载領略到了先進的大數據和雲技術給經營生產帶來的便捷和高效並激勵芒果app成年版下载污朝著更高、更快、更強去努力。

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